A rotina contábil é feita de dado pessoal alheio, e a decisão de colar esse material numa ferramenta de inteligência artificial de terceiro quase nunca passa por quem leu o contrato.
É dia de fechamento e a folha precisa sair. Para adiantar o resumo que vai por e-mail ao cliente, alguém do escritório copia a planilha inteira e cola num chat de inteligência artificial, pedindo que o texto seja organizado. Naquela planilha estão nome completo, CPF, salário, desconto de pensão alimentícia, dependentes e o afastamento por atestado médico de dois funcionários. Ninguém decidiu nada sobre proteção de dados naquele momento. Só faltou tempo para pensar nisso.
A cena se repete com o balanço, com o contrato social que o sócio mandou por aplicativo de mensagem, com o extrato bancário que chegou em PDF para conciliação e com a cópia do documento de identidade usada na abertura da empresa. O escritório de advocacia vizinho já discute isso há algum tempo, porque petição e processo entraram cedo nessa conversa. O escritório de contabilidade lida com material da mesma natureza e fala bem menos sobre o assunto.
É importante separar o que conta como dado pessoal na rotina contábil, porque a resposta é mais ampla do que parece. Dado pessoal é qualquer informação que identifique alguém ou permita identificá-la, e isso vai muito além da coluna do CPF na folha. Entram o cadastro de sócios e administradores com endereço residencial e estado civil, a conta bancária do cliente e a do fornecedor dele, o pró-labore, a distribuição de lucros e a movimentação do extrato bancário. E entra, com frequência, o que a Lei 13.709/2018 chama de dado pessoal sensível, do afastamento por doença ao retrato da situação financeira de uma família.
O ponto prático é o que muda quando esse material sai do computador do escritório. Ao colar o conteúdo numa ferramenta de terceiro, o escritório deixa de ser o único a segurar aquela informação. Os termos de uso variam de produto para produto, mudam com o tempo e nem sempre são os mesmos na versão que o funcionário instalou por conta própria. As ferramentas de IA mais usadas no mercado brasileiro são de empresas dos Estados Unidos, e uma empresa americana pode receber do governo americano uma requisição dos dados que guarda, sem que o titular seja avisado. O titular, aqui, é o cliente do escritório. Ele não foi consultado.
Quando alguma coisa dá errado, a conversa não é com o fornecedor, é com o cliente que confiou o material. No caso do advogado, o sigilo profissional é dever de ofício e continua valendo seja qual for o suporte em que o arquivo está guardado. O escritório de contabilidade que guarda documento alheio segue a mesma lógica.
Antes de contratar qualquer fornecedor, há perguntas que um escritório de contabilidade devia fazer e raramente faz: onde o dado é processado, quem do lado do fornecedor tem acesso a ele, se existe registro de quem fez o quê e quando, o que acontece com os dados se o contrato acabar, e se o contrato prevê confidencialidade e gestão de incidentes ou é omisso nos dois pontos. Um fornecedor que não sabe responder a isso com clareza não deveria ser contratado.
Quem trabalha com proteção de dados costuma recomendar dois hábitos antes de qualquer discussão sobre ferramenta. O primeiro é decidir, documento a documento, o que precisa mesmo sair do escritório: boa parte do que se cola num chat poderia ir sem a identificação de ninguém, trocando nomes e números por rótulos antes do envio. O segundo é escrever a regra e passar para a equipe, porque sem uma política interna cada pessoa decide sozinha, no meio do fechamento, na correria do dia.
Do lado das ferramentas, existem produtos que mantêm a indexação dos documentos no próprio computador do escritório e só enviam para fora o trecho necessário à tarefa. É o caso de programas voltados ao mercado jurídico e cartorário que também atendem à rotina contábil, entre eles a Locus.IA, desenvolvida no interior do Paraná, cuja proposta é manter a base de documentos indexada na máquina do escritório. A escolha da ferramenta vem depois. O primeiro passo é o escritório listar o que sai do computador antes de colar qualquer coisa num chat.
